Muitas vezes, pelo número de atividades com as quais nos envolvemos, fica difícil conseguir priorizar as ações. Uma ótima ferramenta de gestão de rotinas é a Matriz Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower é uma das mais simples ferramentas que podem ajudar a gerir, de um modo mais eficaz, o seu tempo.

UI – Urgente e Importante: São as necessidades do imediato, norteadas por forte pressão para serem cumpridas. É o quadrante do Inevitável. Os sentimentos, ao se trabalhar neste quadrante, são estresse, esgotamento e sensação de apagar incêndios. Aqui estão as crises, os projetos próximos da data final, os acidentes ou imprevistos com consequências sérias e que precisam ser resolvidos rapidamente.

NUI – Não Urgente e Importante: São atividades organizadas e planejadas. É o quadrante da Qualidade. Tem como resultados o equilíbrio, visão e perspectiva. Antecipamos e tomamos ações preventivas para evitar acúmulo de atividades no quadrante UI.

Gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e produtividade. Incluem atividades de planejamento, melhoria de métodos, inovações, desenvolvimento e educação, ampliação da rede de contatos, tempo com a família, etc.

UNI – Urgente e Não Importante: Composto por interrupções, telefonemas, correspondências e demais atividades rotineiras. Resulta em foco no curto prazo e é conhecido como quadrante da Ilusão. O senso de urgência cria a ilusão de importância. Algumas coisas aqui podem ser importantes para outras pessoas, mas não necessariamente para quem deverá executar.

NUNI – Não Urgente e Não Importante: Geralmente são tarefas agradáveis, mas que não trazem benefícios verdadeiros, como navegar pela internet, ler alguns e-mails, conversar e atualizar redes sociais. Costuma demostrar irresponsabilidade e resultar em baixo rendimento e até demissões. Chamado de quadrante do Desperdício. É importante tentar reduzir ou eliminar ações como estas.

Conhecendo bem os quadrantes é possível dividir as atividades em cada um deles fazendo sempre as perguntas: Essa tarefa é importante? É urgente? Assim é possível gerenciar melhor o seu tempo dispondo atenção no que realmente trará resultados.

Fonte: http://fazendoacontecer.net/2009/05/27/uma-alternativa-simples-mas-eficiente-pra-o-gtd/