Implementando técnicas de manufatura no controle de estoques administrativos

Você conhece a ferramenta Just in Time?

O conceito do JIT é bastante simples: produzir e entregar os produtos a tempo (just in time) de serem vendidos. Nessa ferramenta o conceito de estoque é zero, ou seja, não há estocagem de produtos e materiais usados na produção.

Como aplicar esse conceito em escritórios que lidam com demandas operacionais, onde a imprevisibilidade e as necessidades imediatas ocorrem diariamente?

Dica 1 – Realize um mapeamento de todo o material que existe em estoque

Com análise e catalogação de todos os materiais de estoques que a empresa possui, teremos um mapa do patrimônio de insumos da organização. Só com isso será possível mensurar os desvios de compra e a depreciação do que precisa ser usado o mais breve possível.

Dica 2 – Estipule os insumos mínimos de cada local

Na ânsia de ter sempre a mão o que se precisa, os escritórios filiais sempre criam estoques paralelos para que nunca falte nada. Porém, muitos deles, estão com super alocação de materiais que ficam esquecidos e subutilizados. O ideal é ter um mínimo preestabelecido para que não se permita ações fora do padrão. Exceções serão tratadas como exceções.

Dica 3 – Reduza os períodos de compra de material

Se sua empresa só permite compras mensais, isso pode ser um problema, pois as equipes podem não conseguir se planejar e acabar ficando sem esse ou aquele material. Estabelecer mais períodos de compra durante o mês garante os insumos serão adquiridos sempre que necessário.

Dica 4 – Treinamento e compartilhamento de informações

De nada adianta mudar processos e instruções se as informações não forem devidamente compartilhadas e as equipes não forem treinadas para as novas demandas. Engajar os funcionários em uma nova estratégia da empresa é fundamental para obter apoio e comprometimento. Invista em materiais gráficos bem elaborados, e-mails marketing com informações sucintas e pequenas ações dentro da empresa para propagar a ideia.

Com pequenas atitudes é possível mudar um comportamento e reestruturar um processo errado. Porém é importante que você esteja engajado na mudança e seja parte ativa dela. Não se esqueça de que nenhum processo muda de forma eficaz da noite para o dia.