"Some dance to remember, some dance to forget.” (Eagles, in Hotel California)

O tema administração do tempo tem apresentado crescente interesse no mundo corporativo por dois aspectos em especial. Primeiro, porque a demanda por maior produtividade é a tônica do momento. A competitividade impõe a cada profissional a obrigação de produzir mais, com maior qualidade e menor custo e em menos tempo. E as novas tecnologias, que imaginávamos nos legariam mais conforto e disponibilidade, tornaram-nos escravos cibernéticos conectados diuturnamente. Verdadeiros “profissionais integrais multitarefados”.

O segundo aspecto é a incessante busca pelo equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Eu poderia mencionar diversas pesquisas recentes, realizadas não apenas no Brasil, mas simultaneamente em diversos países, para comprovar esta tese. Invariavelmente metade dos entrevistados, no mínimo, declara que seu maior objetivo ou sinônimo de sucesso está em conciliar a carreira com as metas pessoais e a atenção à família.

Dentro deste contexto, a administração do tempo costuma ocupar-se do primeiro motivo supracitado. Assim, você pode fazer cursos, ler livros e artigos tomando contato com formas diferentes de abordar conteúdos semelhantes.

Os temas recorrentes são: (a) instrumentos de gestão, do velho bloco de anotações aos avançados softwares acessíveis por meio de smartphones e tablets; (b) técnicas de planejamento, desde o PDCA, passando pelos mapas mentais, o princípio de Pareto, a matriz de Eisenhower, o housekeeping e, mais recentemente, a tríade do tempo, entre outras ferramentas; (c) os ladrões, sabotadores ou desperdiçadores de tempo, em especial as interrupções e mau uso do telefone, as reuniões ineficazes, o gerenciamento de e-mails e das redes sociais e a mobilidade nas grandes cidades prejudicada pelo trânsito caótico.

Estes três grupos temáticos têm por objetivo apresentar a você maneiras de elevar sua produtividade pessoal para, enfim, conseguir fazer mais com menos. O pacote inclui desenvolver a capacidade de tomar decisões, negociar, priorizar, delegar e liderar, além de aprender a lidar com a pressão e gerenciar o estresse. Por isso, sob este ponto de vista, administrar o tempo é uma competência eminentemente técnica: você aprende, treina e executa.

Paralelamente, ou de maneira ideal, complementarmente, quando o segundo aspecto da relevância do tema gestão do tempo é abordado, passa-se a adotar uma visão mais holística, compreendendo que não basta ser diligente no uso de técnicas – é fundamental saber o porquê e para quê dominá-las.

Nesta ótica, deve-se principiar promovendo o autoconhecimento, a fim de identificar um propósito – senso de finalidade – que levará à definição de missão e visão pessoais, respaldadas pela definição de uma carta de valores compondo sua “Constituição pessoal”.

Associe-se a isso seu ciclo circadiano (relógio biológico), a rotina (ou ausência dela) e a percepção pessoal de como o uso atual do tempo afeta sua vida, para chegar ao ponto crucial desta jornada: aplicando adequadamente as técnicas de gestão do tempo, quais serão suas escolhas e o que você vai fazer com o tempo extra que será conquistado?

Refletindo sobre todas estas questões, decidi que a melhor contribuição que eu poderia trazer a você, leitor, são algumas dicas simples que intitulei como “regras de ouro”. Vamos a elas.

1. Seja sempre pontual

Há uma falha cultural em nosso país, que mais reputo como uma falha de caráter: é o desrespeito a horários. Curiosamente, parece deselegante ser pontual.

Se você é convidado a uma festa, decide que chegará com uma hora de atraso, talvez para não ser o primeiro a cumprimentar o anfitrião. Reuniões de condomínio, por exemplo, já são tradicionalmente iniciadas apenas após a “segunda convocação”, realizada cerca de meia hora após o horário agendado.

Lembre-se de que autênticos líderes não deixam ninguém esperando para um compromisso agendado. Por isso, tenha sempre em mente que é preferível chegar 30 minutos mais cedo que apenas cinco minutos atrasado.

Agora, se a demora for inevitável, seja atencioso para comunicar às pessoas envolvidas. Envie uma mensagem de texto ou telefone, informando-as dos fatos. Peça desculpas, apresente uma previsão de seu horário de chegada e coloque-se à disposição para remarcar, se possível for. Feito isso, relaxe. Nada mais poderá ser feito para mitigar os infortúnios.

2. Espere 24 horas para reagir

Quando estamos exaltados, tornamo-nos passionais em essência, inclusive aqueles que se dizem movidos pela razão. Queremos resolver a eventual contenda de imediato e “não levar desaforo para casa”, como se costuma dizer.

Por isso, procure não reagir antes de 24 horas. Evidentemente, há momentos em que a temperatura sobe. Afinal, as razões do coração turvam-nos a lucidez e levam-nos a decisões das quais podemos nos arrepender na manhã seguinte. Porém, entre um dia e outro, com uma noite de descanso no meio, o que se mostrou um problema irresoluto surgirá não menor, mas com dimensões reduzidas à sua realidade.

Shakespeare dizia que: “O mal que os homens fazem vive depois deles, enquanto o bem é quase sempre enterrado com seus ossos”. Costumo pontuar que é muito importante tomar cuidado com as palavras desferidas, em especial nos momentos de irritação. Quando você diz algo que desagrada a alguém, pouca valia haverá em se desculpar a posteriori. Porque não importa o que você disse, mas o que ficou depois do que você disse. E o que fica instala-se no peito, dentro do coração, tomando-o por sua morada e de lá não sai mais.

3. Ninguém está contra você

A vida tem educado meus olhos a enxergarem a relatividade inerente a fatos e argumentos, bem como meus ouvidos a perceberem a relevância de opiniões contrárias às minhas. Esta flexibilidade, que não significa abrir mão de princípios, mas tão somente não ter compromisso com o erro, é um grande estímulo ao exercício da humildade e, por conseguinte, um antídoto contra a presunção, a prepotência e a arrogância.

E por compreender que a natureza humana é legitimamente individualista e egoísta, aprendi que raramente as pessoas estão contra mim, pois estão apenas a favor delas próprias. Esta percepção é suficiente para evitar conflitos desnecessários e eleger as batalhas que valem a pena ser travadas.

4. Exceção não é regra

Na busca pelo equilíbrio entre vida pessoal e profissional, não podemos ser ingênuos. Há momentos em que precisamos nos doar com tenacidade para alcançar determinados objetivos, cumprir prazos e atingir metas. Isso pode significar refeições feitas em fast food ou em frente ao computador, noites em claro ou maldormidas, dias sem comparecer à academia, certa desatenção para com os familiares.

Tudo isso, embora indesejável e não recomendável, pode ser tolerado quando acontece de maneira pontual, por curtos períodos de tempo. Mas é inadmissível que se torne regra, práticas constantes que conduzam a uma rotina tóxica.

5. Administre a transição do ambiente profissional para o familiar

Robert Cooper é um especialista em inteligência emocional e neurociência da liderança, autor da interessante obra “Get out of your own way” (“Caia fora de seu próprio caminho”, em tradução livre). Segundo seus estudos, está comprovado que situações de conflito começam ou se intensificam nos primeiros minutos após o regresso ao lar.

Assim, ao chegar em casa, estabeleça uma zona intermediária de até 15 minutos, período no qual deverá apenas cumprimentar carinhosamente seus familiares com no máximo 25 palavras. Procure desacelerar. Tome um banho, troque suas roupas, beba algo. O diálogo que seguirá será mais ameno, gentil e profícuo.

6. Gerencie a concentração, não apenas o tempo

A neurociência confirma que somos maus administradores de nosso tempo e com forte tendência a perder o foco.

Algumas provocações para sua reflexão:

- Em suas reuniões regulares, como você poderia reduzir em 50% ou mais o tempo gasto, mantendo ou melhorando os resultados?

- Suas reuniões são agendadas para o início do expediente, por volta das 9 horas, ou logo após o almoço, às 14 horas, prolongando-se por todo aquele meio turno de trabalho? O que aconteceria se você iniciasse os encontros às 11 horas ou 17 horas?

- Quanto tempo você desperdiça diariamente em decorrência de interrupções, distrações, desorganização ou falta de planejamento?

Estabeleça uma hora por dia sem interrupções para você e neste intervalo trabalhe concentradamente em três objetivos específicos, reservando 20 minutos para cada um deles.

A propósito, faça as tarefas mais desagradáveis logo no início do dia, quando sua energia, concentração e disposição são superiores. Até porque nós sempre encontramos tempo para fazer aquilo de que gostamos.

Por fim, um feedback é importante, mas ele atua sobre um evento passado, aprisionando o cérebro e colocando-o na defensiva. Trabalhe com feedforward, ou seja, um impulso emocional positivo para influenciar e mudar de agora em diante.COLAR TEXTO

7. Evite o duplo manuseio

Sabe quando você recebe as correspondências do dia, faz uma triagem, inicia a leitura de uma carta e decide interrompê-la para continuar depois em virtude de sua importância? Ou quando você recebe um e-mail e começa a respondê-lo, mas opta por transferir a mensagem para uma caixa de pendências, a fim de tratar do assunto apenas depois, porque o tema exige sua atenção?

Pois bem, a cada vez que você novamente pega aquela carta em mãos ou retoma a redação daquele e-mail, sem concluir a tarefa, está praticando um duplo-manuseio, ou seja, perdendo um tempo precioso, o que pode convidar a angústia a instalar-se em sua rotina. A regra é começar e terminar!

8. Administre a energia, não o esforço

Faça pausas estratégicas de apenas 30 segundos a cada meia hora, e pausas essenciais de dois a cinco minutos no meio da manhã e à tarde para aumentar sua energia e concentração.