Todo mundo vive dizendo que 75% dos problemas enfrentados em um projeto ocorrem por falhas de comunicação, mas porque será que mesmo sabendo disso é tão difícil atacar esse problema?

Para começarmos, você já parou pra pensar em quantos canais de comunicação estamos inseridos? Vejamos: Skype, Whatsapp, e-mail, telefone, SMS, sistemas de diversas naturezas, reuniões ordinárias e extraordinárias. É uma infinidade de meios pelos quais as informações de seus projetos ou atividades diárias são compartilhadas e, muitas vezes, (ou na maioria) ninguém acompanha.

Vamos dar o exemplo dos e-mails. Em muitos momentos os e-mails são erroneamente utilizados como forma de disseminar o problema, quando o ideal é que ele seja um meio de formalizar as ações realizadas ou decisões tomadas. Ou seja, mande um e-mail para informar sobre uma ação ou para informar o resultado de algo já realizado. Com isso você documenta a comunicação e informa aos envolvidos o que ocorreu e como foi resolvido.

Existem muitas pessoas que, simplesmente, não leem e-mails e quando você diz que encaminhou pra ela a informação, ela te responde: Eu não leio e-mail, tenho vários, mas não tenho tempo de ler. Parece engraçado, mas isso é muito comum e só reflete a ineficácia e ineficiência da comunicação no seu local de trabalho.

A ideia é: Se você não lê e-mail, não peça para recebê-lo. Seja comunicado de outra forma ou estabeleça um melhor modelo de comunicação. O importante é dar respostas ou realizar as atividades que o emissor solicitou. O correto é estabelecer o principal canal de comunicação e gerenciá-lo. Não crie canais de comunicação por criar, realmente utilize a ferramenta. Existem diversas no mercado, todas são muito boas se bem utilizadas.

Estipular os canais de comunicação da sua empresa, difundir esses canais e realmente utilizar as ferramentas de modo que você dê retorno às pessoas em solicitações realizadas, é a melhor forma de diminuir o impacto da não compreensão.

Lembre-se sempre: Comunicação não é o que você fala ou escreve, é o que o outro entende.