Existem inúmeras ferramentas que podem auxiliar na gestão do tempo do projeto. Além de facilitar a rotina de atividades, é uma ótima maneira de focar as ações que vão trazer retorno com base nos objetivos que se espera alcançar. O planejamento é um método eficaz, que auxilia o trabalho na hora de operacionalizar as ações.

Já parou para pensar o quanto é difícil realizar tudo o que planejamos fazer em um dia?

Às vezes pensamos que os dias precisariam no mínimo de 30 horas para dar conta de tudo, mas é justamente quando nos vem este pensamento que devemos refletir: será que estamos otimizando nosso tempo? O que temos feito realmente tem agregado valor?

Se já é difícil de nos organizarmos quando temos um roteiro a seguir, imagine se vivêssemos como diz a música de Zeca Pagodinho: “Deixa vida me levar, vida leva eu...”? Quase impossível, na certa.

Atingir metas está muito relacionado à capacidade que cada empresa tem em executar suas tarefas de uma forma eficaz e eficiente. Para que os resultados apareçam, é preciso que as pessoas, ao exercer suas funções, tenham em mente que precisam estar alinhadas com todos os envolvidos e comprometidas com as entregas com qualidade dos resultados esperados. Para isso, é preciso que tenha desenvolvido no método de trabalho o Gerenciamento da Rotina.

Então, separei algumas dicas para organizar uma rotina de trabalho de maneira mais eficiente:

1º Passo – Determine atividades de médio prazo

Quando temos um cronograma bem estruturado para o projeto, há uma maior facilidade no gerenciamento das atividades que precisam ser feitas.

Um bom cronograma é elaborado com atividades de no mínimo 8 horas de execução, isto é, um dia de trabalho e atividades de no máximo 40 horas, uma semana de trabalho.

Os softwares e ferramentas de para criação de cronogramas mais conhecidas são: MS Project, Open Project, Project Builder...

Caso você não tenha um desses softwares, você também poderá utilizar o famoso Microsoft Excel. Dá um pouco mais de trabalho, mas é possível.

2º Passo – Determine atividades de curto prazo

No cronograma temos desenhadas as principais entregas e ações que devemos cumprir para alcançar os objetivos traçados. É necessário, então, organizar-se e pensar em como vou realizar cada uma dessas ações do dia a dia.

Existem algumas ferramentas que auxiliam na gestão da rotina. Uma delas é o famoso checklist, que é uma lista de atividades, onde consigo acompanhar o que já foi e o que ainda falta ser realizado.

Um bom checklist é montado não apenas com a lista de ações a se fazer. Dê uma olhada neste exemplo:

O checklist pode ser feito em uma agenda, rascunho, Excel, tarefas do Outlook entre outras ferramentas de apoio. O importante é ter documentadas essas tarefas de modo que ajude a direcionar o esforço correto das atividades.

3º Passo – Cuidado com os vilões do tempo

Existem inúmeros vilões da gestão do tempo, sendo um dos mais evidentes as redes sociais. Do Facebook ao Skype, estes vilões nos distraem e, quando vemos, já passou boa parte do dia. Outro grande vilão do dia a dia corporativo é a quantidade de e-mails recebida, que acreditamos ter que responder assim que vemos a janela subindo de aviso “nova mensagem”.

Como lidar com esses vilões, quando muitas vezes não podemos desligá-los 100%?

- Dedique um tempo do seu dia para os e-mails e redes sociais. O ideal é logo pela manhã, depois do almoço ou no fim da tarde;

- Avalie as demandas. Tudo é urgente na organização, principalmente o seu planejamento definido para o dia! Não deixe que os incêndios que aparecem tirem-no do foco;

- As reuniões devem ser objetivas e com poucos envolvidos. As reuniões devem ser para alinhar informações.

4º passo – Informe e se informe

Tão importante quanto executar a ação é informar aos envolvidos. É importante alinhar com todos que serão influenciados pela ação qual status ela se encontra, se está em andamento, atraso, finalizada e como ela ocorreu.

Toda a organização está interligada, portanto, suas ações influenciarão o trabalho de alguém.

Quanto mais organizados nos tornamos, menores serão as chances de atraso nas nossas entregas, retrabalho e mudança de foco. Até o próximo post, fique ligado em nosso blog!

Até mais!