Mudanças e projetos têm uma relação bastante forte entre si, portanto, nada mais justo que incorporarmos o tema no planejamento e gestão do projeto. Planejar, mensurar, aplicar e monitorar as mudanças permite assegurar que os impactos causados tenham menos influência nos resultados. Agora você deve estar se perguntando, “Como podemos fazer isso sem afetar a organização como um todo”?

Quando planejamos um projeto sempre focamos no sucesso, tanto é que buscamos planejar soluções para os possíveis problemas e obstáculos que possam vir a assolar as ações. Infelizmente, um projeto nunca termina como começou, pois, desde o primeiro dia de sua existência, já é “atacado” por situações que podem, eventualmente, resultar em uma mudança.

As mudanças acontecem pelo simples de fato que é impossível prever, sem nenhum equivoco, ações que irão ocorrer nos próximos períodos, sem contar que fatores externos têm grande influência nessas mudanças como uma alteração nos públicos envolvidos, uma informação mal interpretada ou uma crise na economia.

Nesse sentido, é perfeitamente esperado que um projeto passe por mudanças ao longo do seu ciclo de vida. Como consequência, o que é esperado de nós é que saibamos realizar o gerenciamento integrado às mudanças.

Como fazer então para gerenciar de maneira eficaz as mudanças?

1. Reúna todas as informações importantes sobre a mudança solicitada, se ela será permanente ou temporal, quantas pessoas serão necessárias para sua implementação, se haverá necessidade de aquisição de materiais e equipamentos, se é possível desenvolver com a mão de obra que já temos no projeto...

2. Avalie bem os riscos atribuídos. Como essa mudança pode influenciar nas entregas que já estou comprometido a realizar, como pode afetar a mão de obra interna da organização, se temos total domínio sobre o que deve ser feito;

3. Verifique sempre a influência da mudança solicitada para organização. Uma mudança em um determinado projeto pode afetar o portfólio se analisada de forma isolada, então é necessário verificar se essa mudança pode afetar/ atrapalhar o desempenho da equipe para execução dos demais projetos na organização. Para empresas que “dividem” recursos em muitos projetos toda a mudança deve ser avaliada de forma sistêmica.

4. Avalie os impactos no custo e prazo do projeto. Quanto mais próximo do fim, maior será o custo de implementação da mudança. Imagine um projeto de uma casa, no inicio é possível fazer grandes mudanças no projeto inicial, mas depois de construída o custo e o tempo para mudança será mais significativo quando pensamos numa mudança como alterar uma parede ou uma porta.

5. Defina os agentes da mudança entre os integrantes da equipe, isto é, quem ficará responsável por analisar as mudanças e aprová-las.

6. Desenvolva um cronograma para implantar a mudança, com datas, responsáveis e acompanhe bem de perto o processo.

7. Informe a mudança. É de suma importância que todos os envolvidos estejam cientes que houve uma mudança no projeto e qual é as novas ações que devem ser tomadas.

Qual dos passos acima você acha mais valioso para garantir uma mudança sustentável?

Como você tem feito o gerenciamento de mudanças no seu projeto?

Esperamos por você no próximo post, até logo!