Por definição técnica, o escopo de um projeto começa pela descrição e análise dos requisitos do projeto, passa pelo seu detalhamento, formalização e gerenciamento de mudanças, sendo acompanhado e controlado até o seu encerramento. É dever do gerente do projeto e de toda a equipe de gerenciamento envolvida na execução: definir, acompanhar e controlar o desenvolvimento, gerenciar as mudanças e garantir a execução de todo o escopo, e somente dele, para garantir o sucesso do projeto. (PMBOK, 5º Edição pag.xx).

Em uma linguagem mais simples, escopo é o serviço que precisa ser executado conforme contrato de prestação de serviço firmado entre contratante e contratada. Seu gerenciamento permite a empresa focar sua força de trabalho ao que está previsto em contrato. O segredo de um escopo bem implantando é saber priorizar suas fases de implementação agregando valor ao cliente. Por isso, para ter cada vez mais sucesso em um projeto, o planejamento do escopo deve ser feito de forma participativa tanto dentro da empresa quanto com cliente, alinhando todos os fatores importantes aos prazos de execução.

O escopo é definido no momento em que o projeto é criado, porém a priorização de suas fases a serem executadas é um “órgão” vivo.

Já o não escopo são as ações que não foram previstas em contrato. Muitas vezes não estão claras na prestação de serviço, mas aparecem à medida que trabalho está sendo realizado. São ações que precisam ser avaliadas e alinhadas com a gerência e diretoria da empresa antes do SIM ao cliente, isso para que não se confunda escopo e ações de execução.

Exemplificando: Imagine que você implementou um sistema de monitoramento escolar, já foram inseridos todos os dados e critérios de tomadas de decisão nesse sistema. Toda a equipe que trabalhará ativamente com o sistema já está devidamente treinada e familiarizada com o sistema, tudo opera conforme o planejado. Agora, o cliente quer marcar a data do evento de lançamento do sistema na cidade e você já está analisando todos os custos. Opa, no escopo de atendimento consta o evento? Foi precificado e cobrado por essa ação que pode gerar custos com: Estrutura (palco, som, iluminação), local adequado, comunicação e marketing, coffee, segurança, limpeza, convites, credenciamentos, brindes?

Porém você não consegue imaginar como não realizar o evento. Nesse caso é necessário consultar o gerente de projetos para analisar a importância e o impacto que isso causaria nos custos que ele tem disponível para os próximos meses do projeto. Em paralelo o gerente de projetos deve comunicar o consultor de negócios e a diretoria da empresa para repassar todas as informações e ter autorização ou não para essa execução não planejada. Esse é um caso típico de não escopo.

Para saber se uma ação está dentro ou fora do escopo do projeto, consulte sempre o termo de abertura do projeto e a declaração de escopo, na dúvida, consulte seu gerente do projeto.

E se você receber um pedido no seu projeto e não sabe avaliar se o mesmo está dentro ou fora do escopo?

Comunique o gerente do projeto solicitando essas informações. Ele vai te orientar como proceder e quais áreas deverão ser envolvidas para a execução das atividades.

Você pode receber pedidos das mais variadas formas e situações. O importante é sempre direcionar o mesmo aos canais de comunicação corretos.