A comunicação eficaz promove um engajamento de toda a organização com relação às informações trabalhadas de modo a garantir um entendimento único de como conduzir as ações e alcançar os objetivos.

Como garantir uma comunicação eficaz?

Gerir a comunicação é fundamental para o sucesso de uma organização. Ela está presente em todos os momentos com um único objetivo: a transmissão da mensagem a um receptor de maneira clara e objetiva e que leve a algum resultado.

Muitas vezes, informamos, mas, não formamos a ideia do que queremos que a outra parte faça, com isso, acabamos nos deparando com muitos dados e informações, mas sem ter a certeza do que devemos fazer com tudo isso, de qual nosso papel com relação a essas informações. Se há dúvidas, significa que a comunicação não foi eficaz. Como então essa comunicação deve ser feita?

Aqui vai um dado interessante. Comunicação (ou a falta de comunicação) é uma das 10 razões para o fracasso de um projeto. A importância de um bom gerenciamento das comunicações em projetos é primordial para minimizar seus impactos.

Passamos 90% do nosso tempo no trabalho nos comunicando (e-mails, reuniões, telefonemas, relatórios etc). Porém, muitos enxergam a comunicação como um processo natural, que não exige grande esforço. A verdade é que o gerenciamento das comunicações nos projetos envolve muita disciplina, planejamento e pró-atividade. É importante entender que comunicação em projeto é muito mais que desenvolver relatórios. Abrange, principalmente, o relacionamento entre os envolvidos (stakeholders). Comunicar-se efetivamente com os stakeholders é fator crítico de sucesso nos projetos.

Para uma comunicação eficaz é importante responder as seguintes questões:

• O que eu quero comunicar?

• Para quem eu quero comunicar?

• Como eu quero comunicar?

• O que os stakeholders esperam? Quais seus interesses?

• Quais informações os stakeholders querem receber?

Para ser efetiva, a comunicação deve ser eficaz e eficiente, isto é, deve haver um entendimento claro do que se quer comunicar, para quem e como será feita essa comunicação. Se tentarmos comunicar TUDO para TODOS, deixamos de ser efetivos. Além disso, o esforço (tempo, pessoas, recursos financeiros, meios, infraestrutura) gasto com o gerenciamento da comunicação pode se tornar pouco efetivo.

Como desenvolver uma comunicação eficaz e eficiente?

Avalie o conteúdo – Avalie a informação recebida antes de repassar para as pessoas. Muitas vezes, o conteúdo que recebemos contem ruídos que atrapalham um entendimento singular do que se deve fazer. Procure ter informações relevantes para tomar as decisões e desenvolver o trabalho.

Seja assertivo - Pessoas que falam, falam, mas não dizem nada, ou simplesmente enrolam também se tornam péssimos comunicadores. O cuidado é para não ser agressivo. Esta é a diferença entre assertividade e agressividade. A comunicação assertiva é direta ao ponto, sem rodeios, enquanto o agressivo faz julgamento de valor, ataca, impõe suas ideias e informações.

Cuide da linguagem – Procure uma linguagem comum com quem irá receber a mensagem. Muitas vezes, conteúdo com linguagem técnica pode não ser entendido por todos e ser mal interpretado.

Até mais!